10/11/2021 - Arquivo Público inicia treinamento dos novos membros das Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos

O Arquivo Público de Uberaba realizou nesta terça-feira (9) a primeira de oito reuniões que serão realizadas em 2021 das Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos (CSAD). As Comissões são compostas de sete membros indicados, representando as seguintes áreas de atuação: Governo, Administração, Finanças, Serviços Jurídicos, Serviços Públicos, Gestão Territorial e Ambiental, Saúde, Educação, Cultura e Esporte e Lazer.

A coordenação da Gestão Sistêmica de Documentos e Informações Municipais (GSDIM) é de responsabilidade da Superintendência do Arquivo Público de Uberaba, como previsto na Lei Municipal 10082/2006.

Neste primeiro encontro participaram os servidores da Secretaria de Defesa Social: Guarda Municipal e Conselho de Segurança. Os indicados receberam do Arquivo Público de Uberaba treinamento para iniciarem a gestão de documentos dentro de seus respectivos departamentos.

O diretor do Departamento de Gestão de Documentos e Arquivo Administrativo do Arquivo Público de Uberaba, Edguimar Oliveira, coordenou a reunião, apresentando os fundamentos básicos da gestão de documentos e os instrumentos arquivísticos que facilitam a gestão. O diretor encerrou a reunião ensinando aos presentes como preencher os formulários de eliminação de documentos.

Para Oliveira, "a gestão na organização de documentos é fundamental, pois impacta diretamente na economia e na facilidade de acesso à informação".

Isso porque todo documento gerado tem um ciclo de vida, obedecendo a uma tabela de temporalidade predeterminada por lei. O documento, após vencer o seu ciclo, é analisado, classificado e, se for o caso, eliminado.  Além disso, é feito, também, o arquivamento de alguns documentos exemplares para guarda histórica: de procedimentos, comportamentos, modo de preenchimento, por exemplo. Quanto a isso, cada Comissão propõe critérios para avaliação.

A proposta da reunião partiu do Arquivo Público, e o objetivo é dar ciência aos novos membros da comissão de como deve ser o acompanhamento dos trabalhos de organização dos arquivos, e com que frequência tais arquivos devem ser transferidos para o Arquivo Público de Uberaba para guarda permanente ou para eliminação.